Tietosuoja


Tietosuojaseloste (päivitetty 24.5.2018)

Kotimaan Energian päivitetyssä tietosuojaselosteessa on lisätietoja henkilötietojen käsittelystä. Lue seloste huolellisesti, jotta ymmärrät henkilötietoja ja niiden käsittelyä Kotimaan Energia koskevat näkemyksemme ja käytäntömme.

Kuka on rekisterinpitäjä?

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR) tarkoitettu rekisterinpitäjä on:

  • Kotimaan Energia Oy
  • Y-tunnus: 1951171-6
  • Käyntiosoite: Hiilikatu 3, 00180 Helsinki
  • Postiosoite: Energiakuja 3, 00180 Helsinki
  • Puhelin: 09-31581632
  • Verkkopalvelu: www.kotimaanenergia.fi

Miten Kotimaan Energia käsittelee henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja moniin eri tarkoituksiin ja monin eri tavoin. Kaikki henkilötietojen käsittely suoritetaan asianmukaisia suojatoimenpiteitä ja tietosuojalainsäädännön periaatteita noudattaen.

Olemme koonneet näihin tietoihin eri tietotyypit, käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet, joiden nojalla käsittelemme tietoja. Jos teemme tietoihin merkittäviä muutoksia, ilmoitamme sinulle niistä asianmukaisesti jäljempänä tekstin lopussa esitetyllä tavalla.

Mitä tietoja Kotimaan Energia kerää?

Kotimaan Energia kerää ja käsittelee eri luokkien henkilötietoja, kuten:

  • Yhteystietoja, kuten nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, asiakasnumerosi
  • Sopimus- ja palvelutietoja, kuten tietoja palveluistamme, joita käytät, sopimuskaudesta ja irtisanomisilmoituksesta sekä muita sopimustasi koskevia tietoja
  • Maksu- ja kulutustietoja, kuten tietoja tuotteidemme ostamisesta ja palvelujemme kuluttamisesta
  • Talous- ja laskutustietoja, kuten laskutusosoitteesi, maksuehtosi ja pankkitilitietosi
  • Työmääräystietoja, kuten tietoja viestinnästäsi Kotimaan Energian asiakaspalvelun kanssa, reklamaatioista jne.
  • Käyttäytymis- ja kulutustietoja,– kuten asiakassegmentti, reaktiosi sinulle tekemiimme tarjouksiin ja tapasi käyttää tuotteitamme, palvelujamme sekä verkkosivustojamme
  • Laitetietoja, kuten IP-osoite, ja muita evästeistä peräisin olevia tietoja
  • Lupatietoja, kuten markkinointiluvat.

Kotimaan Energia kerää niitä tietoja, jotka ovat tarpeen sinun ja Kotimaan Energian välisessä asiakassuhteessa ja niissä tarkoituksissa, joihin tietoja käytetään. Kaikella henkilötietojen käsittelyllämme on oikeusperuste.

Mistä lähteistä henkilötietoja hankitaan?

Henkilötietosi, joita käsittelemme, ovat peräisin eri lähteistä:

  • Sinulta itseltäsi, kun tilaat palvelujamme, täytät yhteydenottolomakkeita tai lähetät meille henkilötietojasi. Tällöin ilmoitamme tiedoista, joita tarvitsemme ja jotka meillä on oltava tuottaaksemme sinulle kyseisen palvelun.
  • Suhteestamme sinuun asiakkaana, kuten energiankulutustiedot, työmääräysten käsittely, laitetiedot tai käyttäytymistiedot.
  • Julkisista lähteistä, kuten julkisista osoiterekistereistä tai kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa teemme yhteistyötä, kuten luottotietojen tarjoajat, perintäpalvelut ja markkinointikumppanit.

Missä tarkoituksessa henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määritettyihin tarkoituksiin. Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteiden hallinta ja asiakastyytyväisyyskyselyt. Kotimaan Energian tarvitsee henkilötietoja asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse ja digitaalisten kanaviemme kautta annettavaa asiakaspalvelua varten. Käsittelemme asiakkaiden valitukset keräämällä tietoa ja laatimalla vastaukset. Viestimme asiakkaiden kanssa asiakassuhteesta sähköpostitse, puhelimitse ja digitaalisten kanaviemme kautta.
  • Sopimusten ja tuotteiden hallinnointi, palvelun toimittaminen ja ylläpito sekä käytöstä raportointi. Kotimaan Energian on tehtävä kaikkien asiakkaiden kanssa sopimus asiakkaita koskevien sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi. Näin ollen keräämme henkilötietoja sopimusten laatimista ja hallinnointia sekä tuotteiden ja palvelujen toimittamista varten. Tiedotamme asiakkaitamme antamalla muun muassa sopimuksiin liittyviä ilmoituksia. Päivitämme asiakkaidemme tietoja ja keräämme tietoja asiakkaidemme kulutuksesta ja siihen liittyvistä palveluista, jotta voimme tarjota asiakkaillemme parhaat mahdolliset ratkaisut.
  • Laskut ja perintä. Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme laskuttaa asiakkaitamme energian käytöstä, tuotteistamme, tavaroistamme ja palveluistamme. Laadimme laskut asiakastietojen, sopimustietojen ja toimitettua energiaa, tavaroita tai palveluja koskevien tietojen perusteella. Käsittelemme asiakkaidemme suorittamat maksut, vastaamme muutospyyntöihin ja arkistoimme laskut ja sopimukset.
  • Myynti ja markkinointi ja tuote- ja palvelukehitys. Käytämme asiakkaiden sähköpostiosoitteita tiedotteita, uutiskirjeitä ja markkinointiviestintää varten, voimme tiedottaa asiakkaillemme asiakaseduistamme, palveluistamme ja niiden käytöstä, uusista tuotteistamme sekä muista ajankohtaisista aiheista. Mahdollisten uusien asiakkaiden osalta käsittelemme henkilötietoja, jotka saamme mm. tapahtumista, kilpailuista sekä verkkosivuillamme tapahtuvista kyselyistä ja muista toimenpiteistä.
  • Henkilökunnan myynti- ja palvelukoulutus
  • Sisäinen raportointi ja raportointi viranomaisille

Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste

Käsittelemme henkilötietojasi useiden oikeusperusteiden nojalla:

  • Nimenomaisesti ja vapaasti antamasi suostumus. Jos henkilötietojen käsittelymme perustuu antamaasi suostumukseen, voit perua suostumuksesi milloin tahansa.
  • Käsittely on tarpeen sinun ja meidän välillämme tehdyn sopimuksen täyttämiseen tai tarpeen tällaisen sopimuksen tekemiseksi.
  • Käsittely on tarpeen meihin kohdistuvan oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi (lainsäädäntö esimerkiksi vaatii, että säilytämme tietoja tietyn ajan) ja/tai oikeudellisten vaatimusten tai valitusten määrittämiseksi, täytäntöön panemiseksi tai Kotimaan Energian puolustamiseksi niiltä.
  • Käsittely on tarpeen meidän tai kolmansien osapuolten oikeutettuihin etuihin liittyviin tarkoituksiin, joissa otetaan huomioon rekisteröidyn edut, perusoikeudet ja -vapaudet (eli etujen tasapaino). Oikeutetut etumme tällaisessa tietojen käsittelyssä ovat:
    • Oikeellisten, merkityksellisten ja yhdenmukaisten arkistojen ja tehtävien ylläpito
    • Tuotteidemme ja palvelujemme kehittäminen, parantaminen ja myynti sekä hyvien asiakassuhteiden vaaliminen esimerkiksi asiakaspalautteita ja asiakaskyselyitä hyödyntämällä
    • Kustannustehokkaiden ja merkityksellisten liiketoimien suorittaminen
    • Asiakassuhteen asianmukaisen hoitamisen varmistaminen esimerkiksi vakuuksia ja valtuutuksia käsiteltäessä.
    • Merkityksellisen ja tehokkaan suoramarkkinoinnin tarjoaminen nykyisille asiakkaille, kuten profilointi ja segmentointi markkinointitarkoituksiin (ks. lisätietoja jäljempänä)
    • Maksun saaminen suoritetuista tai toimitetuista tuotteista ja palveluista esimerkiksi velanperinnässä
    • Tehokkaan asiakastuen ja tapaustenhallinnan tarjoaminen kuten puheluiden tallentaminen asiakaspalvelun laadun ja toimeksiantojen varmistamiseksi.

Näin käsittelemme tietojasi markkinointitarkoituksiin

Kotimaan Energialla arvostamme sitä, että markkinointimme on sinulle asiakkaana tehokasta ja avointa. Henkilötietojen käsittely markkinointia varten on tarpeen oikeutettujen etujemme kannalta tuotteidemme ja palvelujemme kehittämisessä, parantamisessa ja myymisessä, sekä hyvän asiakassuhteen ylläpitämisessä.

Sinulle annetaan kaikessa välillämme tapahtuvassa viestinnässä mahdollisuus hylätä ja kieltää kaikki tulevat markkinointiviestit eri kanavissa.

Teemme esimerkiksi markkina-analyysejä, keräämme tilastoja ja arvoimme ja kehitämme palvelujamme ja tuotteitamme sekä tiedotamme sinua niistä. Voit saada kuukausittaisia uutiskirjeitä tai yleisiä tietoja esimerkiksi asiakaseduista, ellet nimenomaisesti kiellä tällaisia viestejä. Voimme myös lähettää sinulle kohdennettuja etuja ja tarjouksia ostostesi, käyttämiesi palvelujen/tuotteiden ja/tai viestintäkäyttäytymisesi perusteella. Tällaisten kohdennettujen tarjousten tavoitteena on parantaa asiakaskokemustasi ja antaa sinulle merkityksellisiä tarjouksia tuotteista ja palveluista, joista uskomme sinun olevan kiinnostunut. Kohdennetut tarjoukset edellyttävät, että jaamme asiakkaat erilaisiin ryhmiin (segmentoinnilla tai profiloinnilla) kanssamme käydyn vuorovaikutuksen perusteella.

Miten kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain ajan, joka on tarpeen henkilötietojen tyypin ja niiden käsittelytarkoituksen mukaan.

Yleisesti ottaen henkilötiedot tallennetaan asiakassuhteen keston ajaksi sekä kuuden vuoden ajaksi asiakassuhteen päättymisestä. Mittaustietoihin (muun muassa energiankäyttöä ja -tuotantoa koskevat tiedot) liittyviä henkilötietoja säilytämme kymmenen vuotta päivämäärästä, jona mittaustiedot on saatu. Tietyt säilytysajat voivat olla erilaisia sen mukaan, mihin luokkiin tiedot kuuluvat. Kotimaan Energia asettaa ja arvioi säännöllisesti uudelleen hallussaan olevia henkilötietoja koskevat tietotyyppikohtaiset säilytysajat. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, Kotimaan Energia poistaa ne tai tekee niistä tunnistamattomia mahdollisimman pian.

Kuka käsittelee henkilötietoja?

Lähtökohtaisesti emme myy henkilötietojasi, emme käy niistä kauppaa emmekä anna niiden käyttölupaa kolmansille osapuolille. Yrityskonserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevien yksityisyydensuojalakien mukaisesti. Voimme luovuttaa henkilötietoja valtuutetuille työntekijöille tai tytäryhtiöille, mikäli se on tarpeen käsittelytarkoituksen kannalta. Tiedot eivät ole koskaan kaikkien työntekijöiden saatavilla vaan ainoastaan niiden saatavilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoidossa. Käytämme myös kolmansia osapuolia tietojenkäsittelijöinä auttamaan meitä henkilötietojen käsittelyssä. Kun kolmas osapuoli käsittelee puolestamme henkilötietoja, varmistamme aina sopimusjärjestelyillä, että henkilötietoja käsitellään aina turvallisesti ja yksityisyydensuojalakien ja tietojen käsittelyn parhaiden käytäntöjen mukaisesti.

Luettelo henkilötietoja käsittelevien kolmansien osapuolten (= henkilötietojen käsittelijöiden) luokista:

  • Palveluntarjoajat kuten tulostuspalvelut, perintäpalvelut, luottotietojen tarjoajat ja konsulttipalveluiden tarjoajat
  • IT-palveluntarjoajat, pilvipalvelut
  • Myynti- ja markkinointikumppanit

Henkilötietoja voidaan lisäksi antaa viranomaisen käsiteltäviksi.

Siirtääkö Kotimaan Energia henkilötietoja kolmansiin maihin?

Lähtökohtaisesti Kotimaan Energia ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Jos kuitenkin siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, käytämme voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia asianmukaisia suojatoimenpiteitä, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Miten Kotimaan Energia suojaa henkilötiedot?

Kotimaan Energia toteuttaa tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan ja osoitetaan, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä.

Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa käyttöoikeuksien valvominen siten, että vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihin, palomuurien käyttäminen, tietojen tekeminen tunnistamattomiksi (pseudonymisointi), henkilöstön yksityiskohtaiset ohjeet ja koulutus henkilötietojen suojelusta ja huolellinen arviointi valittaessa palveluntoimittajiamme, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn Kotimaan Energian puolesta.

Miten Kotimaan Energia käsittelee IP-osoitteista, evästeistä ja vastaavista teknologioista saatuja henkilötietoja?

Kun käytät palvelujamme tai käyt verkkosivustoillamme, Kotimaan Energia voi kerätä tietoja laitteistasi evästeiden ja muiden seurantatekniikkojen avulla.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita käytämme verkkosivustoillamme käyvien selainten ja laitteiden tunnistamiseen ja laskemiseen. Kotimaan Energia tai kolmannet osapuolet voivat käyttää näitä tietoja markkinointitarkoituksiin.

Evästeiden käyttömme vaihtelee sen mukaan, millä Kotimaan Energian verkkosivustoilla käyt. Lisätietoja kulloisellakin verkkosivustolla käyttämistämme evästeistä saat lukemalla kyseisen sivuston evästeitä koskevat erityistiedot.

Lisätietoa evästeistä

Mitä henkilötietojasi koskevia oikeuksia sinulla on?

Rekisteröitynä sinulla on useita lainsäädännön takaamia oikeuksia:

  • Oikeus omiin tietoihin. Sinulla on oikeus selvittää, käsittelemmekö henkilötietojasi ja jos käsittelemme, saada jäljennös Kotimaan Energian käsittelemistä henkilötiedoista sekä lisätietoja Kotimaan Energian toteuttamasta käsittelystä.
  • Oikeus tietojen siirrettävyyteen. Sinulla on oikeus tiedonsiirtoon, mikä tarkoittaa, että sinulla voi tietyissä olosuhteissa olla oikeus siirrättää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus oikaisuun. Olet oikeutettu siihen, että virheelliset tietosi korjataan tai täydennetään.
  • Oikeus poistamiseen. Sinulla on oikeus saada tietosi poistatettua, jos tietoja ei enää tarvita tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin,
    • perut suostumuksesi johonkin käsittelytapaan, eikä Kotimaan Energialla sen jälkeen enää ole oikeusperustetta tietojen käsittelemiselle,
    • tietojasi on käsitelty laittomasti tai
    • tietojesi käsitteleminen ei ole tarpeen sovellettavien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, jotta voitaisiin määrittää, panna täytäntöön tai puolustaa oikeudellisia vaatimuksia ja/tai arkistointi-, tutkimus- tai tilastollisia tarkoituksia varten.
  • Oikeus perua suostumus. Jos olet antanut nimenomaisen suostumuksen tiettyyn käsittelyyn, voit aina perua suostumuksesi.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Kun käsittely tapahtuu Kotimaan Energian tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Ellei Kotimaan Energia kykene osoittamaan perusteltuja syitä käsittelylle, Kotimaan Energia lopettaa henkilötietojesi käsittelyn.
  • Oikeus vastustaa suoramarkkinointia. Olet milloin tahansa oikeutettu vastustamaan henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Silloin lopetamme henkilötietojesi käsittelyn kyseisiä tarkoituksia varten.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Olet oikeutettu rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kun tutkimme ja tarkistamme pyyntösi.
  • Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle. Sinulla on oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle tai muulle toimivaltaiselle sääntelyviranomaiselle, jos uskot, että käsittelemme henkilötietojasi vastoin voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Ohjeet henkilötietojen käsittelypyynnön lähetykseen

Muutokset Kotimaan Energian tietosuojaselosteeseen

Kotimaan Energia pidättää oikeuden tämän tietosuojaselosteen muutoksiin. Ilmoitamme mahdollisista muutoksista tietosuojaselosteeseen verkkosivustollamme.
Muutokset voivat olla tarpeen palvelujemme kehittymisen vuoksi tai esimerkiksi asiaankuuluvien lakien muutosten vuoksi.

Yhteystiedot

Tästä tietosuojaselosteesta voi esittää kysymyksiä, huomioita ja pyyntöjä alla olevaan sähköpostiosoitteeseen tai kirjallisesti.

Kotimaan Energia Oy
Yksityisyydensuoja
GDPR@kotimaanenergia.fi
Energiakuja 3, 00180 Helsinki